Ser un anfitrión amable va más allá de las puertas de su casa. ¿Alguna vez has considerado lo bien que su iglesia recibe a los huéspedes a quienes se les pide ayuda para dirigir la adoración u otros programas?
A continuación, presentamos algunas aspectos que debe recordar cuando recibe pastores/as, oradores/as u otros invitados.
Sea claro en sus expectativas
Muchos malentendidos pueden ser evitados simplemente siendo claros y directos. Cuando extienda una invitación a un/a pastor/a o músico, póngalo por escrito, ya sea por carta o por correo electrónico. Asegúrese de esbozar sus expectativas con el mayor detalle posible.
Su invitación debe responder lo siguiente:
¿Cuándo quiere que participen o toquen música? Incluya días, fechas, horas y cuántas veces al día.
¿Cuánto tiempo se espera que hablen/actúen cada vez que suban al escenario o altar?
¿Se les hará algún otro requerimiento durante su tiempo con la iglesia? Por ejemplo, ¿se involucrará el orador en dar la bienvenida antes del servicio, o participará en una sesión grupal de preguntas y respuestas después del servicio?
¿Cuáles son los requisitos de vestuario?
¿Desea que se incluyan folletos o diapositivas con las presentaciones?
¿Existe alguna consideración especial sobre el equipo que será utilizado? Esto es especialmente importante para los músicos. ¿Tiene su iglesia un proyector para PowerPoint?
Recuerde que cuanto más claro exprese sus expectativas, más capacitados estarán sus invitados para tomar decisiones.
Después de extender una invitación por escrito, asegúrese de hacer una llamada telefónica de seguimiento: "¿Tiene alguna pregunta antes de tomar una decisión sobre este compromiso?"
Una vez que haya definido sus expectativas, haga todo lo posible para no añadir o cambiar a última hora, las tareas definidas.
Sea caritativo con la compensación
Además de describir lo que usted espera, debe ser claro y considerado con la compensación. Piense cuidadosamente cuánto debe pagar a los oradores invitados y músicos; no sea tímido/da. Un pastor viajó fuera del estado para predicar el domingo a una congregación. Debido a la distancia y al horario del servicio matutino, tuvo que viajar el sábado y pasar la noche en un hotel. Una semana después del evento, recibió un cheque por $75.
"No quería ganar dinero con esto pero los $75 no cubrían mi habitación, mi gasolina o mis comidas", dijo.
Si su iglesia sólo puede pagar un pequeño estipendio u ofrecer una "ofrenda de amor", sea honesto al respecto desde el principio. Al igual que este pastor, muchos otros oradores y líderes de adoración no están en sus profesiones para ganar mucho dinero; sin embargo, algunos de ellos dependen de este tipo de compromisos para ayudar a mantenerse a sí mismos y a sus familias.
Su iglesia, por lo menos, debe tratar de compensar cualquier gasto incurrido por el viaje: hospedaje, comidas, peajes, etc. Y bajo ningún concepto, su invitado debe ser responsable por registrarse o pagar la inscripción en el evento.
Además de cubrir los gastos, su iglesia debe considerar la compensación por el tiempo que los huéspedes dedican a su preparación, así como el tiempo que pasan en sus servicios. Ocasionalmente, un huésped tendrá una tarifa por hora, pero la mayoría de ellos dependen de la generosidad de los anfitriones de la iglesia.
Al decidir qué pagar a los músicos, oradores o pastores, debe considerar:
¿Esto es lo que hacen para vivir?
¿Cuánto tiempo gastarán en prepararse, viajar y servir?
¿Qué esperaría si estuviera en su posición?
Sea tan generoso como le sea posible, pero si su iglesia simplemente no puede pagarle a un invitado, entonces usted necesita considerar otras maneras de compensarlo u honrarlo.
Sea creativo con un presupuesto ajustado
Hay muchas maneras de servir a los oradores invitados y músicos, pero si su iglesia es pequeña o su presupuesto es extremadamente limitado, simplemente no podrá compensarlos económicamente. Sin embargo, usted puede mostrar honor a sus invitados pensando creativamente.
Establezca sociedades
Es posible que usted quiera asociarse con una o dos iglesias más en su comunidad o distrito para recibir invitados especiales. Si usted decide trabajar esta opción, asegurese de que cada iglesia participante tenga claros los detalles del arreglo.
¿Cada iglesia contribuirá con una cantidad por adelantado, o los gastos se dividirán equitativamente?
¿Qué iglesia será la sede de los servicios donde participarán los invitados?
¿Cómo se dividirán entre las iglesias las responsabilidades de anfitrión?
Aunque más manos pueden hacer que el trabajo sea más sencillo, también pueden crear confusión y más oportunidades para que los detalles fallen. Si se asocia con otras iglesias, sea aún más diligente en asegurarse de que todos hagan un buen trabajo de recibir y honrar a sus invitados.
Reciba invitados a través de Wi-Fi
Aproveche la tecnología. Explique su situación financiera y pregunte a los posibles invitados si estarían dispuestos a presentarse a la congregación, utilizando Skype, un servicio de video conferencia en línea, o a través de un video en el que predican, hablan o actúan.
De esta manera, su congregación podrá experimentar la alegría de tener un huésped sin mucho costo. Algunos sitios, como sermoncentral.com, tienen sermones en audio o video que pueden ser compartidos con su congregación. Muchas iglesias ya están trasmitiendo u ofrecen videos de sermones en sus sitios web, y estarían felices de permitirles compartir un mensaje con su congregación.
Intercambio de servicios
Considere preguntarle a otro pastor o líder de adoración si él o ella estaría dispuesto a intercambiar servicios con usted. En una fecha establecida, usted y su equipo de adoración podrían ser invitados en otra iglesia, mientras que ese pastor y su equipo de adoración serían invitados en la suya.
Pida ayuda para recibir invitados
Hable con su congregación sobre el deseo de tener oradores invitados o equipos de adoración. Identifique voluntarios o contribuyentes que estén dispuestos a prestar servicios específicos. Por ejemplo, algunas personas pueden estar dispuestas a alojar a los huéspedes. Otros podrían estar dispuestos a invitarlos a comer en sus hogares, mientras que otros podrían donar fondos para ayudar a compensarles.
Algunos miembros de su congregación pueden ser dueños de negocios que pueden donar servicios u ofrecer descuentos, cupones o tarjetas de regalo. Los viajeros frecuentes pueden estar dispuestos a revisar sus planes de recompensas de viaje. A menudo, las compañías les permiten pagar un monto menor para canjear sus millas de viaje por pasajes de avión gratuitos para los huéspedes.
También puede recolectar anticipadamente una ofrenda especia,l de manera que pueda saber de cuánto dinero dispone para hacer la invitación. En ocasiones, puede recolectar los fondos necesarios a través de una alegre experiencia de dar, cuando a la congregación se le presenta la oportunidad de ofrendar para un fin específico.
Sea considerado con el alojamiento
Ser anfitrión va más allá de la compensación. De hecho, el tipo de alojamiento que usted provee a sus huéspedes dice mucho acerca de su iglesia.
En primer lugar, asegúrese de proporcionar un punto de contacto claro para su invitado. Además del nombre y la información del contacto, envíe una foto para ayudar a que el primer encuentro público sea menos complicado.
Tan pronto como sea posible, proporcione un itinerario claro y completo. Sitios como Travefy y ProTravelBlog pueden ser útiles, pero asegúrese de incluir:
El día y la hora que se espera el huésped llegue a la ciudad.
Cuando el huésped es esperado en la iglesia.
Dónde el huésped pasará la noche, o descansará entre servicios.
Cuáles serán los arreglos de las comidas.
Cuáles serán los arreglos del estacionamiento.
Dirección de la iglesia, si el huésped está proveyendo su propio transporte.
También es muy importante el presentar a su invitado apropiadamente, tanto personalmente como en el grupo.
"Amable, las introducciones breves son importantes, no halagos" dice un pastor de Tennessee. "Cuando era joven, predicaba en una iglesia de Mississippi. Como era costumbre, el pastor anfitrión me llevó a la casa de alguien el sábado por la noche después de mi llegada. Varios estaban con el equipo de avivamiento. No nos presentó a ninguno de nosotros. Entramos y la mujer de la casa nos dijo dónde sentarnos. La mayoría de la gente se sentaba en el comedor, y ella me puso con los niños en la cocina. A la mañana siguiente después del servicio, cuando ella supo que yo era el predicador, se sintió muy avergonzada".
Lo más importante es que haga preguntas de antemano para determinar las necesidades y preferencias de cada huésped. Por ejemplo, usted podría pensar que cada huésped preferiría comer fuera y quedarse en un hotel. Sin embargo, una pareja misionera dijo que para ellos las mejores iglesias anfitrionas fueron aquellas que "nos invitaron a sus casas, nos prepararon comidas e interactuaron con nosotros". Salir a comer es agradable, pero una comida casera y el compañerismo son especiales".
Así es que no tenga miedo de hacer preguntas:
¿Tiene alguna alergia?
¿Preferiría comer antes o después del servicio?
¿Tiene alguna necesidad especial?
¿Viajará alguien con usted? Recuerde que los pastores, oradores y músicos a menudo quieren traer a sus esposos/as con ellos/as. Acomódelos de la mejor manera que le sea posible.
¿Qué podemos hacer para que su alojamiento sea cómodo?
Proporcione el mejor alojamiento que pueda, pero en lo posible, asegúrese de que sus huéspedes por lo menos tienen un dormitorio y baño privados.
Agradezca conscientemente
Es importante mostrar aprecio a los pastores y líderes de adoración que están quitándole tiempo a su familia, amigos e iglesia para estar con usted. Muestre su gratitud.
Quizás la manera más fácil de hacer esto es simplemente orando por ellos. Pregúnteles cómo puede orar por ellos antes de que vengan a su iglesia, y luego, haga un esfuerzo consciente para orar por ellos mientras se preparan para el compromiso. Cuando estén en su iglesia, pregúnteles cómo usted y su congregación pueden orar por ellos, y hágalo públicamente durante su visita a la iglesia.
Posteriormente, escríbale a sus invitados una nota diciéndoles cómo su presencia hizo una diferencia para su congregación. De ser posible, considere enviar a los cónyuges o familias una tarjeta de regalo o flores para mostrar su aprecio por los sacrificios que hacen. También puede animar a su iglesia a que demuestre gratitud, firmando todos una tarjeta de agradecimiento; pida a los voluntarios que escriban notas de gratitud, o pídale a la clase de los niños que coloreen dibujos de agradecimiento.
La manera en que usted da la bienvenida a los pastores invitados y líderes de adoración en su iglesia dice mucho sobre su iglesia. Las Escrituras dejan claro que los líderes de la iglesia - especialmente aquellos que predican y enseñan - deben ser honrados. No permita que el dinero, o la falta de dinero interfiera. Asegúrese de que su iglesia sea un buen anfitrión para los invitados, y que les brinde el honor que se merecen.
*Tricia Brown ha sido escritora y editora freelance por más de veinte años. Para más información acerca de ella o para leer el artículo original en inglés, visite el enlace: http://www.umcom.org/learn/how-to-compensate-guest-speakers-or-musicians-on-a-church-budget
**Michelle Maldonado es la Directora Asociada de Comunicaciones Hispano/Latinas de la IMU. Puede contactarle al (615) 742-5775 o por [email protected].